自分も働き始めたときにどこかで見聞きして始めたことです。もう15年以上習慣として続けています。この時期、新入社員の方が研修を受けているでしょうから、そういう人の参考になれば。
メールの返信は早ければ早いほど印象が良い
常識的には、返信していない古いメールから対応していくのが自然です。それをあえて直近のメールから対応するのは、相手に与える印象を考慮してのものです。
大体、仕事上のメールは、"内容に問題が無ければ"早ければ早い方が相手の印象は良くなります。理想的には30分～1時間以内で返信したいところ。しかし、ちょっと時間が経っているもの（1日以上）については、もはや少し遅くなろうが印象は大して変わりません。
古いメールから順番に返信していけば、直近のメールの返信はどうしても遅くなりますので、メールを受けた人間の中での自分に対する印象は全体的に普通になってしまいます。直近のメールから返信することで、少なくとも直近のメールを送ってきた人には自分に対して好意的な印象を持たせることができます。
気付くと返信すべき古いメールがなくなる
直近のメールから対処するようになると、いつのまにか返信すべき古いメールがなくなります。これは、「古いメールの対応を後回しをすると言っても、あまりに遅いとそれもまずい！」というプレッシャーがかかることもありますし、メールを早く返信することの効果を実感するに至ってほとんどのメールにすぐに返信するようになるからです。
半年経っても2～3日前の古いメールが残っているようなら、この方法が合わないということも考えられますので、その時点で止めちゃった方がいいかもしれません。
例外
面子を大変気にする相手で、自分がメールを送ったタイミングについて前後を知りうる人がいる場合は、その人を優先した方がいいです。例えば、社内の同じ部署で、調査役から昨日メールが来ているのに、主任のメールから返信したり。バレるとヤバい。
他にも、緊急を要するメールは優先的に返信した方がいいですね。もちろん、そういうメールは届いた時点で即座に返信しているはずですから、優先順位付けをするまでもないはずですが。
また、あえて、一日の特定の時間帯にメールを送るというのもあります。遅くまで働くことを是とする相手であれば、わざと深夜2時ぐらいに送ってしまうとか、相手が必ず読むタイミングを見計らって出社時の9時ぐらいに送るとか、この人は昼ご飯前に活発に対応してくれるから午前11時に送るとか、返信した事実は残したいけど相手から更に質問が来るのが嫌なら就業時間後に送るとか、そういうことはやりますよね。
締め
仕事の仕方や相手との関係性で必ずしもいつもこれが正解というわけではありません。ただ、普通の対応をしていても特別な評価はされませんし、好印象を相手に抱かせた方が得なので、基本方針としては有効ではないかと思い、個人的にはずっと続けています。
頭のいい人や自分より仕事のできる人はたくさんいるので、見せ方は大切ですよね。
