今日は一人小町（一人で発言小町みたいな回答をするもの。基本要望に応じた反応をする）です。比較的短めです。
Q. 説明が上手くなりたいが、どうしたらいいか？
※太字はtopisyuによるもの
はじめまして。30代後半の女性です。
私は、説明がとても苦手です。説明が上手になりたくて本を読んだり、会社の研修を受けたりしましたが、改善されず今に至ります。
しかし、30代後半になり、状況を変えたいと思い相談させていただきました。
どのくらい説明が苦手かというと、適切な説明の仕方がわからないため、事前に説明する内容を決めていたとしても、資料の中身をかいつまんで話すだけになってしまいます。
また、想定外の質問があったときも、回答につまります。
さらに、自分では説明したいことの内容を理解しているつもりでも、実際に説明すると上手く行きません。例えば、システムの操作マニュアルは作れますが、そのマニュアルの要旨を説明するのは苦手です。
仕事で複雑な内容や聞いたことのない単語がたくさん出てくると、何を言ってるのかわからなくなり、すぐには理解できません。口頭ではなくレジュメがあれば、何度か読みなんとか理解できることもあるのてすが。
自己分析では、このように理解力が低く、伝えたいことを要約する力が低いことが、説明が下手な原因のひとつだと思っています。
このような状況ですが、どうしたら説明が上手くなるでしょうか？オンラインの話し方教室を受講を検討していますが、怪しげな講座も多く、受講には消極的な気持ちです。
上手くならないまでも、普通に説明できるようになりたいです。アドバイスよろしくお願いします。
一読者より
A. 相手の理解レベルと求める情報を想定して、説明をしましょう
メールありがとうございます！
説明が上手になるのにはどうしたらいいか、ですね。
まず、「説明が上手」の定義をすると、「聞き手が自分が説明をしたことをよく理解できた」というのが、「説明が上手」となります。ポイントは、どれくらい相手が理解できるかどうかということです。
では、どうしたら聞き手は自分の説明をよく理解してくれるでしょうか。答えは、その人が理解できるレベルで、その人が欲している情報を提供することになります。
分かりやすいように例にしてみますね。
自分が、携帯販売ショップの従業員とします。次のような人が相談に来た時に、どう対応するでしょうか。
- 70代の高齢者からの「娘と動画で話したいんだけど、どの携帯電話を買ったらいいか教えてほしい」という相談
- 20代の若者から「MVNOで、端末割セットを購入する代わりに加入させられた、ウザい追加サービスは即契約解除をしても問題はないか」という相談
70代の高齢者に、「では、iPhoneを購入し、Facetimeを使ってください。端末代は48回分割払いだと●●円で、一括だと●●円です」といきなり言っても、たぶん、なかなか理解されないですよね。理解レベルに合っていないから。
20代の若者に、「では、端末割セットでどのような規約があるかを解説しますね。最初に、この動画配信アプリは・・・、次にこの音楽定額DLし放題アプリは・・・」と逐一説明したら、たぶん、相手は苛立ちますよね。求めている情報ではないから。
他の例だと、「性格の悪い、この業界の大物に対して、自分の新アイデアを説明する」のと、「純朴そうな、ずぶの素人に対して、詐欺まがいのサービスを説明する」のとでは、必要な説明がまったく違うというのは想像できますよね。
このように、説明を上手に行うには、相手の理解レベルと求める情報をある程度分かっている必要があります。
でも、私が短いメールから察した限りでは、恐らく読者さんは誰に説明するか、相手が理解しているかをあまり意識していないように読みました。
例えば、
事前に説明する内容を決めていたとしても、資料の中身をかいつまんで話す
というのは、相手が自分の説明を理解できているか、相手の顔色・声色からの情報を得ないで、自分で勝手に説明を端折っていることが分かりますし、
想定外の質問があったときも、回答につまります。
というのも、相手がどんな人でどんな質問をしてくるだろうかを想像していなかったのが分かりますし、
自分では説明したいことの内容を理解しているつもりでも、実際に説明すると上手く行きません。
これも、先に説明したいことありきで、目の前の人が何を説明して欲しいかを意識していないように読みました
自己分析では、このように理解力が低く、伝えたいことを要約する力が低いことが、説明が下手な原因のひとつだと思っています。
というところでも、自分の話しか出てきません。
ですので、説明を上手に行うようになりたければ、説明する相手の理解レベルと求める情報を把握することに勉めるといいですね。
「理解レベルと求める情報なんて分からない！」ということだとすれば、今から説明する人に対して、それぞれを簡単に確認しましょう。
例えば、「お客様はAndroidスマホというのをご存じでしょうか？」という質問や、「すぐに追加サービスの解除を考えていらっしゃるんですね？」という質問で、ある程度察することができます。
上手な講演をする人は、最初にこれをやります。
「皆さんの中で、私の本を読んだことがある人はいらっしゃいますか？」「見た感じ、20代の人が多いようですが、今日はどうして講演に参加されたんでしょうか？」なんて質問ですね。人によっては、予め、事前質問を募っておいたりもします。
「相手のレベルと求める情報が分かっても、上手くできない！」ということなら、職場で、気兼ねなく何でも話せる人にロールプレイをしてもらうといいですね。
「今度、●●さんに▲▲の説明をしなきゃいけないんだけど、上手くできる自信がないんだよね。●●さんのつもりになって、私の説明を聞いてみてもらえるかな？」ってお願いしてみましょう。
一回目で上手く行くなんて考えずに、二回目、三回目とやって大丈夫。できれば、録画しておいて、後で見返しながら、どこが良かったか、改善余地があるかを指摘してもらうといいですね。
以上、今日はこんなところでしょうか。
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